a) Khái niệm
hồ sơ đất đai và BĐS (dưới đây gọi chung là hồ sơ BĐS) được hiểu là tài liệu chứa đựng thông tin liên quan tới thuộc tính của đất đai, chủ quyền đất đai và chủ thể có chủ
quyền đối với đất đai. Hồ sơ BĐS được lập để phục vụ cho lợi ích của nhà nước và phục vụ quyền lợi của công dân.
– Nhà nước cần Hồ sơ BĐS để thực hiện việc thu thuế cũng như đảm bảo cho việc quản lý, giám sát, sử dụng và phát triển đất đai một cách hợp lý và hiệu quả.
– Đối với công dân, việc lập Hồ sơ BĐS đảm bảo cho người sở hữu, người sử dụng có các quyền thích hợp để họ có thể giao dịch một cách thuận lợi, nhanh chóng, an toàn và với một chi phí thấp.
a) Phân loại
Hồ sơ nói chung chia thành 2 loại theo chủ thể thiết lập hồ sơ, đó là hồ sơ nhà nước và hồ sơ tư nhân.
Hồ sơ Nhà nước Là hồ sơ do Nhà nước lập ra để thực hiện chức năng, quyền hạn, nhiệm vụ của nhà nước như thu thuế, quản lý đất đai hiệu quả, bảo hộ chủ quyền đất đai cho các chủ đất. Hồ sơ đất đai nhà nước theo mục đích lập hồ sơ được chia thành 2 loại: hồ sơ đất đai phục vụ thu thuế (fiscal casdastre) và hồ sơ pháp lý phục vụ việc bảo đảm an toàn pháp lý đổi với chủ quyền đất đai (land record for land tenure security)

 Hồ sơ đăng ký bất động sản 1

* Hệ thống hồ sơ phục vụ thu thuế
Theo mục đích được chia làm 2 loại:
– Hồ sơ BĐS đơn thuần phục vụ thuế (pure fiscal cadastre) là loại hồ sơ kiểm kê đất đai được thành lập để nhà nước nắm được quỹ đất để phục vụ việc thu thuế. Việc kê khai đất đai vào sổ kiểm kê đất đai (land inventory) không bảo đảm sự an toàn pháp lý về chủ quyền cho các chủ sở hữu.
– Hồ sơ địa chính đa mục tiêu (multipurpose cadastre) là loại hồ sơ ngoài mục đích thu thuế còn chứa các thông tin về đất đai phục vụ quy hoạch, thống kê, quản lý.
* Hồ sơ pháp lý
Hồ sơ pháp lý được chia thành 2 loại:
– Hồ sơ đăng ký giao dịch (deed registration là hồ sơ đăng ký nội dung các giao dịch về đất đai và BĐS được thể hiện trong các văn tự giao dịch (deeds). Hồ sơ đăng ký giao dịch đăng ký bằng chứng về việc một vụ giao dịch đã được thực hiện nhưng không khẳng định chủ quyền đất đai – đối tượng của vụ giao dịch – có hoàn toàn hợp pháp hay không.
– Hồ sơ đăng ký chủ quyền (title registration) là hồ sơ đăng ký chủ quyền hợp pháp (land title) của chủ đất.
Có thể nói một cách khái quát rằng việc đăng ký giao dịch chính là đăng ký sự kiện pháp lý còn việc đăng ký quyền chính là đăng ký hệ quả pháp lý của sự kiện pháp lý đó. Hệ quả pháp lý của một vụ giao dịch về đất đai là một hoặc nhiều quyền hoặc toàn bộ chủ quyền đất đai của người bán được chuyển cho người mua. Trong hồ sơ đăng ký chủ quyền chỉ đăng ký những thông tin về chủ đất mới, các quyền của người đó đối với đất và các thông tin về thửa đất mà không đăng ký nội dung hồ sơ giao dịch.
1) Đơn vị đăng ký
Đơn vị đăng ký – thửa đất được hiểu là một phần bể trái đất, có thể liền mảnh hoặc không liền mảnh, được coi là một thực thể đơn nhất và độc lập để đăng ký vào hệ thống hồ sơ với tư cách là một đối tượng đăng ký có một số hiệu nhận biết duy nhất.
Ngày nay, đăng ký quyền và đăng ký để thu thuế không phải là mục tiêu duy nhất. Trên thế giới đã hình thành các hệ thống đăng ký đất đai đa mục tiêu. Như ở Châu Âu có hệ thống địa chính đa mục tiêu (multi-purpose cadastre). Đối với hệ thống mới này, việc định nghĩa một cách rõ ràng đơn vị đủng kỷ là vấn đề quan trọng cốt lõi. Thông thường, đơn vị đăng ký là thủa đất (land parcel) , được định nghĩa là một phần liên tục của bể mặt trái đất trên đất liền, mà ở đó mỗi thuộc tính cần quản lý là đồng nhất trong toàn bộ thửa đất đó. Quy mô thửa đất có thể từ hàng chục m2 cho đến hàng ngàn ha.
2) Thửa đất
– Trong các hệ thống đăng ký giao dịch cổ điển, đơn vị đất trong đăng ký không được xác định một cách đồng nhất, đúng hơn là không có quy định. Lý do của việc này là trong sổ đăng ký, các thông tin đăng ký được ghi sổ một cách độc lập theo tùng vụ giao dịch. Cách ghi chép thông tin như vậy làm cho việc tra cứu trở nên phức tạp, dễ nhầm lẫn và bỏ sót thông tin khi số lượng các vụ giao dịch được đăng ký tăng lên.
Từ yêu cầu vể sự thuận tiện cho việc tra cứu phát sinh đòi hỏi về việc tổ chức thông tin theo các đối tượng quản lý nào ít biến động và dễ nhận biết. Do tính chất không di dời được nên thửa đất là đối tượng phù hợp nhất đối với việc tổ chức thông tin. Hệ thống đăng ký văn tự giao dịch Scotland ngay từ khi thành lập đã có một công cụ phục vụ tra cứu là Bảng tra cứu (Search Sheet), bảng này tổ chức thông tin theo thửa đất. Mỗi thửa đất là một mục (account) nhập thông tin. Các thông tin của mỗi giao dịch được đăng ký trong hệ thống hồ sơ theo quy định được bóc tách và ghi chép vào mục tra cứu của từng thửa trong hệ thống bảng tra cứu. Sáng kiến tổ chức thông tin của Hệ thống Scotland đã làm cho hệ thống này hoạt động hiệu quả hơn hẳn các hệ thống đăng ký giao dịch của các nước khác.
Trong hệ thống đăng ký văn tự giao dịch, nội dung mô tả ranh giới thửa đất chủ yếu bằng lời, có thể kèm theo sơ đồ hoặc không. Các hệ thống đăng ký giao dịch nâng cao đã có đòi hỏi cao hơn về nội dung mô tả thửa đất, không chỉ bằng lời mà còn đòi hỏi có sơ đồ hoặc bản đồ với hệ thống mã số nhận dạng thửa đất không trùng lặp (unique parcel identifier).